Sistema TMS: Qué es y cómo puede beneficiar a tu empresa

El sistema TMS (Transportation Management System) es un software logístico avanzado que ayuda a las empresas a gestionar y coordinar todos los movimientos del transporte de mercancías, desde la planificación de rutas hasta el seguimiento en tiempo real.  

A lo largo de este artículo, exploramos las funcionalidades principales de un TMS, cómo mejora la eficiencia operativa y el impacto financiero que tiene su adopción. 

Funcionalidades principales de un sistema TMS

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) ofrece una amplia gama de funcionalidades: 

Panel de control centralizado

El panel de control de un TMS consolida toda la información de carga en una sola vista, proporcionando trazabilidad total sobre los envíos. Esta visión general permite a los usuarios tener un control completo de todas las reservas y actividades de la empresa en una única ventana. Además, facilita el acceso rápido a indicadores clave de rendimiento (KPI), lo que contribuye a fundamentar la toma de decisiones y a impulsar la mejora continua de la logística.

Gestión de tarifas y cotizaciones

Para las empresas que subcontratan parte o la totalidad de su logística, el TMS incluye una calculadora de envíos que determina precios y tiempos de tránsito de los transportistas y métodos de envío en una sola vista. Esta herramienta posibilita la optimización de los costes, ya que permite comparar y seleccionar al proveedor más adecuado. Además, el sistema facilita la gestión de tarifas y contratos, lo que ayuda a las empresas a negociar mejores condiciones y encontrar las alternativas más rentables.

Reserva y seguimiento de envíos

Esta funcionalidad permite realizar reservas con varios transportistas directamente desde el software TMS. Gracias a la integración con los sistemas de los transportistas a través de conexiones API, el proceso se automatiza y se vuelve más eficiente. El seguimiento de envíos proporciona una visión general de la ubicación de la mercancía en tiempo real, ya sea a través de enlaces de seguimiento del transportista o la ubicación GPS del envío o del vehículo. 

Generación de documentación

El TMS automatiza la generación y gestión de documentos relacionados con el transporte. Esto incluye la creación de etiquetas de envío, e-Cartas de Porte, CMR, Declaración de Mercancías Peligrosas, y otros documentos esenciales. Además, permite cargar y almacenar documentos adicionales relevantes para ambas partes (remitente y transportista), como listas de empaque, facturas de mercancías, pruebas de entrega y certificados de origen. 

Esta automatización no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también asegura la precisión y el cumplimiento normativo, reduciendo errores y mejorando la eficiencia en la gestión de documentos logísticos.

Cómo un sistema TMS mejora la eficiencia operativa

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) mejora la eficiencia operativa ya que optimiza las operaciones de transporte, lo que resulta en una mayor productividad y rentabilidad.

Reduce los tiempos de los procesos logísticos

La implementación de un TMS tiene un impacto directo en la reducción de tiempos en los procesos logísticos. Al eliminar el trabajo manual, se disminuye considerablemente el tiempo dedicado a organizar la cadena de suministro y se minimizan los errores. Esto permite que los responsables de la cadena de suministro dediquen más tiempo a analizar e introducir mejoras, en lugar de realizar tareas administrativas.

Optimiza las rutas y cargas

Un TMS utiliza algoritmos avanzados para encontrar las mejores tarifas, optimizar las rutas y reducir las cargas vacías, lo que resulta en una reducción significativa de costes. Además, ayuda a maximizar el uso del espacio de carga de los vehículos, teniendo en cuenta las características de las mercancías, las restricciones de peso y volumen, y las prioridades de entrega.

Mejora la comunicación con transportistas

La implementación de un TMS ofrece la posibilidad de comunicarse con todas las partes implicadas en una sola plataforma, con actualizaciones en tiempo real y un intercambio de información más ágil, facilitando la coordinación entre los diferentes actores involucrados en el proceso logístico.  Y permite tener una capacidad de carga mucho mayor en momentos de alta demanda. 

Automatiza tareas repetitivas

Un TMS permite la automatización de procesos como la generación de documentación, las comunicaciones y otras gestiones administrativas. No solo agiliza los procesos, sino que también asegura una mayor precisión en las operaciones logísticas, lo que es fundamental para evitar errores en el inventario y garantizar la satisfacción de los clientes.

Impacto financiero de implementar un sistema TMS

La implementación de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) tiene un impacto financiero significativo para las empresas de transporte de mercancías:

Reduce los costes de transporte

Un TMS tiene un impacto directo en la disminución de los gastos operativos. Mediante la optimización de rutas, la negociación de mejores tarifas con transportistas y la eliminación de costes asociados con tareas manuales, las empresas pueden lograr ahorros significativos. Se ha observado un 14% de disminución en el costo general del transporte tras la implementación de un TMS. 

Mejora la utilización de activos

La implementación de un TMS mejora la eficiencia en el uso de recursos. Al proporcionar visibilidad en tiempo real de las existencias, el sistema ayuda a evitar la acumulación innecesaria de inventarios, reduciendo los costes de almacenamiento y el riesgo de deterioro de productos. Asimismo, la optimización de cargas y rutas permite maximizar la utilización de los vehículos, lo que resulta en una mayor productividad y rentabilidad.

Disminuye errores y posibles multas

La automatización de tareas críticas y la mejora en la comunicación entre departamentos incrementan la eficiencia y puntualidad en las entregas. Esto no solo reduce los tiempos de tránsito y errores, sino que también facilita el cumplimiento de normativas y regulaciones. Como resultado, las empresas pueden evitar multas y sanciones asociadas con incumplimientos, lo que representa un ahorro adicional.

ROI de la implementación de un TMS

El retorno de la inversión (ROI) de un TMS suele ser positivo y significativo. Aunque la implementación conlleva una inversión inicial, los beneficios a largo plazo superan los costes. Estudios indican que muchas empresas obtienen un ROI del 10% o superior en el primer año de utilización. 

Plataformas de sistemas TMS destacadas

• Oracle Transportation Management (OTM)Es la solución integral de Oracle para gestionar todas las actividades de transporte dentro de una cadena de suministro global. Combinando facilidad de uso con capacidades líderes en la industria, esta plataforma permite optimizar las operaciones logísticas, reducir costos de transporte y mejorar los niveles de servicio.Entre sus funciones destacan la planificación operativa, la gestión de flotas y la modelización de redes logísticas, apoyadas por asistentes digitales y aprendizaje automático.

• SAP Transportation Management (TM)
  
  Es la solución indicada para las empresas que ya trabajan en entornos SAP. Este módulo se especializa en la gestión integral del transporte, mediante la automatización de procesos y la comparación de tarifas para encontrar las mejores opciones. Además, ofrece visualización en tiempo real de las operaciones, lo que permite adaptarse rápidamente a imprevistos y optimizar rutas. Esto se traduce en una mayor satisfacción del cliente, al garantizar entregas puntuales y mejorar la lealtad.La plataforma se conecta fácilmente a los sistemas de los operadores, integrándose con otros módulos de SAP, como SAP EWM, para una gestión integral de la cadena de suministro. Esto hace que SAP TM sea particularmente útil para sectores como la venta minorista, automotriz, manufactura, y la industria farmacéutica, entre otros.
• Shipsy
  
  Es una plataforma líder en la orquestación y ejecución de logística impulsada por inteligencia artificial. Diseñada para ayudar a las empresas de transporte y logística, Shipsy permite reducir costos, optimizar el capital de trabajo, asegurar la resiliencia operativa y mejorar la experiencia del cliente. Su plataforma modular, intuitiva y adaptable integra tecnologías predictivas y prescriptivas para planificar y ejecutar operaciones en la cadena de suministro, incluyendo la gestión de activos, transporte, almacenamiento e inventarios, con un enfoque en hacer cada entrega más rápida, ecológica y rentable. Ofrece soluciones tanto para logística nacional como internacional, utilizadas por más de 200 empresas en todo el mundo.

  

• TransEU
  
  La plataforma reúne en un mismo lugar a transportistas, operadores logísticos, hubs de logística y cargadores, permitiéndoles la creación de sinergias a través de la digitalización. No sólo pone a disposición del sector su reconocida bolsa de cargas, sino que también ofrece una serie de soluciones end-to-end para optimizar los procesos empresariales, reducir los costes operativos y maximizar los beneficios a lo largo de todas las etapas del transporte.

Preguntas frecuentes: 

¿Qué función cumple un sistema TMS en la logística empresarial? 

Un sistema de gestión del transporte (TMS) es una herramienta tecnológica diseñada para asistir a las empresas en la planificación, ejecución y optimización del transporte de mercancías, tanto entrantes como salientes. Este sistema asegura que los envíos se realicen conforme a las regulaciones vigentes y que la documentación necesaria esté correctamente gestionada.

¿Cuáles son las ventajas de implementar un sistema TMS en una empresa de transporte?

La implementación de un sistema TMS en una empresa de transporte proporciona mejoras significativas en el servicio al cliente y en su satisfacción, gracias a las actualizaciones en tiempo real y la reducción de retrasos en los envíos. Además, permite a la empresa expandirse al cumplir y superar las expectativas de los clientes respecto a la rapidez y puntualidad de los envíos.

¿Qué tipos de empresas se benefician de usar un TMS? 

Diversas entidades como organizaciones de comercio electrónico, empresas de distribución, cargadores y transportistas se benefician del uso de un TMS. Estas empresas, que manejan productos y mercancías de manera regular, encuentran en el TMS una herramienta de gran valor para optimizar sus operaciones logísticas.

¿En qué consiste un sistema TMS? 

Un sistema TMS es un software especializado en la gestión de la logística relacionada con el movimiento físico de mercaderías. Este tipo de sistema facilita la coordinación y administración de los procesos logísticos necesarios para el transporte eficiente de mercancías.